Marcel Schreyer am 09. Februar 2018 Wie man ein virtuelles Team führt: Mit 7 Strategien zum Erfolg
12% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice, viele davon in sogenannten virtuellen Teams. Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg stellt Teamleiter vor neue Herausforderungen. 7 Strategien sind besonders wichtig, um ein verteiltes Team zum Erfolg zu führen.
Google und Facebook bauen für ihre Mitarbeiter riesige Campusse inklusive Wellness-Center, Spielplätzen und Vegan-Restaurants. Alles, um Talente aus aller Welt anzuziehen und möglichst rund um die Uhr in ihren Büros zu halten.
Wahrscheinlich sitzt dein Unternehmen weder im Silicon Valley noch besitzt es so prall gefüllte Bankkonten wie Apple. Um hoch qualifizierte Mitarbeiter für dich zu gewinnen musst du andere Wege gehen. Spezialisten, vor allem im technischen Bereich, wohnen nicht um die Ecke und sind nicht unbedingt scharf darauf, für einen neuen Job umzuziehen.
Virtuelle Teams zu führen erfordert besondere Kompetenzen
Oft bleibt nichts anderes übrig, als in virtuellen Teams zu arbeiten, von verschiedenen Orten aus: am heimischen Schreibtisch, im Café oder einem Co-Working-Space. 12% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice. Technisch gesehen ist die Zusammenarbeit als virtuelles oder verteiltes Team überhaupt kein Problem mehr. Dank High-Speed-Internet und den vielen genialen Tools auf dem Markt.
Virtuelle Teams haben Vorteile, die über die eingesparte Miete fürs Großraumbüro hinausgehen. Viele schätzen die persönliche Freiheit und die Work-Life-Balance, die dieses Arbeitsmodell bietet. Doch Technik ist kein hundertprozentiger Ersatz für den direkten Kontakt mit Kollegen. Wenn man täglich zusammenarbeitet, sich aber so gut wie nie persönlich trifft, entstehen spezielle Herausforderungen.
Führungskräfte sind selten wirklich auf das Führen virtueller Teams vorbereitet. Durch die räumliche Entfernung entfällt ein Großteil der “natürlichen” Kommunikation und der zwischenmenschlichen Interaktionen. Persönlichkeit und Fähigkeiten des Teamleiters sind deshalb nicht weniger gefragt, sondern mehr. Er muss das Team zusammenhalten und sozusagen die Distanzen überbrücken.
In diesem Artikel zeige ich dir, wo die Herausforderungen liegen und welche sieben Handlungsfelder du bearbeiten musst, um ein virtuelles Team erfolgreich zu führen.
1. Stelle Teammitglieder ein, denen du vertraust
Ein virtuelles Team funktioniert nur, wenn es aus den richtigen Menschen besteht. Ansonsten ist die Erfolgschance ziemlich gering. In verteilten Teams ist ein hohes Maß an Vertrauen das Allerwichtigste. Schließlich kannst du nicht mal schnell einen Blick durchs Büro wandern lassen und schauen, ob alle konzentriert bei der Arbeit sind oder mal wieder das Smartphone checken.
Mitglieder eines virtuellen Teams müssen intrinsisch motiviert sein, also aus sich selbst heraus. Sie müssen sich selbst organisieren und Dinge erledigen, ohne dass sie permanent jemand daran erinnert. Sie sollten gerne mit verschiedenen Software-Tools arbeiten und digital kommunizieren. Und nicht zuletzt müssen sie mit der gewissen sozialen Isolation zurechtkommen, die die Arbeit im Homeoffice, fernab von den Kollegen, mit sich bringt.
Achte auf diese Merkmale, wenn du Mitarbeiter für dein Team auswählst. Stelle nur jemanden ein, dem du zu hundert Prozent vertraust. Gib ihm einen großen Vertrauensvorschuss mit auf den Weg. Ob jemand wirklich ins Team passt und die richtige Einstellung hat, lässt sich nicht auf den ersten Blick sagen. Teste einen neuen Mitarbeiter in einem kleinen Projekt oder für eine bestimmte Zeit, bevor du ihn fest ins Team integrierst.
2. So früh wie möglich Normen und Regeln in deinem Team definieren
Jedes “normale” Team hat ein ungeschriebenes Regelwerk. Wer ist für welches Thema zuständig? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie findet die Kommunikation im Team statt? Wie werden Konflikte gelöst? Ist es in Ordnung, tagsüber auch mal Privates zu erledigen? Wann kann man Urlaub nehmen?
Solche Normen haben sich irgendwann im Team etabliert und werden von neuen Teammitgliedern relativ schnell übernommen. In virtuellen Teams fehlt dieser Prozess, man ist einfach nicht lange genug zusammen. Ohne solche Normen entsteht Unsicherheit. Als Teamleiter musst du diese Lücke schließen. Definiere so früh wie möglich mit deinem Team eure internen Regeln, wie ihr in Zukunft zusammenarbeiten wollt. Dazu gehören Fragen wie:
- Wann finden Meetings und andere Termine statt?
- Wie sind die Arbeitszeiten geregelt? Gibt es eine Kernarbeitszeit?
- Wie wird die eigene Arbeit dokumentiert?
- Welche Tools und welche Kommunikationskanäle werden für welche Zwecke genutzt?
- Welche Umgangsregeln gelten, zum Beispiel im Chat oder in einer Videokonferenz?
- Wie wird mit Fehlern oder Konflikten zwischen Teammitgliedern umgegangen?
Es wäre ein Fehler, zu glauben, diese Dinge würden sich von selbst regeln. Deshalb solltest du die gemeinsam besprochenen Regeln und Normen dokumentieren und für alle zugänglich machen. Ermutige die Teammitglieder, nachzufragen, wenn sie unsicher sind, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen.
3. Statt CC an alle: Effiziente Kommunikation in virtuellen Teams
Kommunikation ist das A und O in virtuellen Teams, wenn es mit der Zusammenarbeit klappen soll. Einerseits muss alles Wichtige besprochen werden. Andererseits darf die Kommunikation nicht ausufern, was auf digitalen Plattformen gerne passiert. Wer schon mal in einer Kommentarspalte oder einem Online-Forum stundenlange Hin-und-her-Diskussionen geführt hat, weiß, was ich meine.
Vieles bespricht man am besten direkt. Ein wöchentliches Teammeeting per Videokonferenz sollte fester Bestandteil jeden virtuellen Teams sein. Darin besprichst du mit deinem Team den Status der aktuellen Projekte, die Aufgaben für die Woche und andere Themen, die gerade aktuell sind. Kleine Teams halten oft zusätzlich jeden Morgen ein kurzes Meeting, zum Beispiel das Daily Scrum Meeting. Halte dein Team dazu an, bei Bedarf eigene Meetings untereinander abzuhalten.
Videokonferenzen haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass die Teilnehmer konzentrierter sind. Man wird ja gesehen. Zeichne wichtige Meetings auf und stelle sie allen zur Verfügung. So entstehen weniger Missverständnisse, weil jeder nachsehen kann, was genau besprochen wurde. Ein kurzes Protokoll im Wiki zu jedem Meeting fasst die Kernpunkte zusammen.
Die alltägliche Projektkommunikation läuft in verteilten Teams hauptsächlich über Team Chat-, Ticket- oder Collaboration-Tools. Auf E-Mail-Kommunikation innerhalb des Teams solltest du lieber verzichten, das wird schnell unübersichtlich.
Lege mit deinem Team fest, welches Medium für welche Art Kommunikation verwendet wird. Ein Chat eignet sich für schnelle Nachfragen beim Kollegen und kurze Diskussionen. Infos wie Spezifikationen oder Aufgabenbeschreibungen, die für alle wichtig sind, sollten dagegen lieber in einen Kommentar im Projektmanagement-Tool geschrieben werden.
Diskussionen per Chat oder Kommentarfunktion können leicht hitzig werden und sich in die Länge ziehen. Weil alle nonverbalen Faktoren in der Kommunikation fehlen sind Missverständnisse vorprogrammiert. Emojis helfen nur bedingt. Es ist deshalb von Vorteil, Probleme und heikle Themen immer persönlich per Telefon oder Videochat zu besprechen.
4. Transparentes Projektmanagement und Zusammenarbeit
In einem verteilten Team bekommen die einzelnen Mitglieder im Alltag nicht mit, woran die anderen gerade arbeiten, wann einzelne Aufgaben fertig werden und wo ein Projekt gerade steht. Ein schneller Zuruf über den Schreibtisch funktioniert nun mal nicht.
Ein zentrales Projektmanagement-Tool wie Planio sorgt in deinem Team dafür, dass die Arbeit trotzdem möglichst reibungslos klappt. Alle Aufgaben sollten darin den einzelnen Mitgliedern zugewiesen werden, der Fortschritt dokumentiert und wichtige Infos hinterlegt werden. So kann sich jeder einen Überblick verschaffen. Unnötige Wartezeiten wegen unerledigter Aufgaben oder Rückfragen werden vermieden.
In Planio kannst du außerdem Dokumente zentral ablegen und zwischen deinem Rechner und den Kollegen synchron halten und alle Arbeitszeiten erfassen, damit's später bei der Abrechnung mit dem Kunden keine Schwierigkeiten gibt.
Einige dich mit deinem Team auf Tools, die alle gerne benutzen und die euren Anforderungen entsprechen. Lasse neue Tools erst testen, bevor sie produktiv eingesetzt werden. Nichts ist schlimmer als ein Sammelsurium verschiedener Lösungen, die nicht genutzt werden, mehrfache Datenpflege erfordern und schlimmstenfalls von der Arbeit abhalten. Im Idealfall lassen sich eure Tools integrieren, oder ihr nutzt eine Software, die alle Anforderungen auf einer gemeinsamen Plattform abdeckt. In Planio könnt ihr zum Beispiel direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus auf gemeinsame Dateien zugreifen oder einen Chat zu einem beliebigen Ticket starten.
Entwickle einen Leitfaden für eure Projektmanagement-Lösung oder nutze definierte Workflows, damit alle Teammitglieder wissen, was sie wo, wann, wie und wie ausführlich dokumentieren müssen. Transparentes und einheitliches Projektmanagement ist der Schlüssel für die produktive Zusammenarbeit.
5. Statt Kaffeemaschine: Informelle Kommunikation und Teambuilding
Die fachliche, projektbezogene Kommunikation in deinem virtuellen Team klappt wahrscheinlich von Anfang an gut. Sich über Tools zu organisieren und digital zu kommunizieren gehört für die meisten Professionals zur Routine, für die jüngeren sowieso.
Für ein starkes Team ist das nicht ausreichend. Ohne die informelle, persönliche Ebene wird kein Vertrauen innerhalb deines Teams entstehen. Der tägliche Smalltalk an der Kaffeemaschine oder in der Kantine ist keine Verschwendung von Arbeitszeit, sondern gehört einfach mit dazu. Wer im Homeoffice arbeitet ist trotzdem ein soziales Wesen und sucht persönlichen Anschluss, braucht manchmal Aufmunterung oder einfach jemanden zum Quatschen.
Organisiere regelmäßige persönliche Treffen deines Teams. Je nach Größe und räumlicher Distanz kann das monatlich sein oder auch zweimal pro Jahr für zum Beispiel eine ganze Woche. Selbstverständlich ist das nicht: In einer Umfrage gaben 41% der befragten “Heimarbeiter” an, dass sie ihre Kollegen niemals persönlich getroffen haben.
Solche Treffen sind perfekte Gelegenheiten, um gemeinsam Erfolge zu feiern, neue Projekte zu starten und neue Teammitglieder kennen zu lernen. Ihr könnt gemeinsam in Kreativ-Workshops Ideen entwickeln, Verbesserungen für die Zusammenarbeit diskutieren, schön Essen gehen und abends das Kneipenviertel unsicher machen. Solche Events sind das Highlight eines jeden virtuellen Teams und geben jedes Mal einen ungeheuren Motivationsschub. Und man lernt wieder ganz neue Seiten an seinen Kollegen kennen.
Abseits solcher Höhepunkte ist es deine Aufgabe als Teamleiter, die persönliche und zwanglose Kommunikation innerhalb deines Teams zu fördern. Gelegenheiten bieten sich dafür vor oder nach euren regulären Meetings per Videokonferenz. Manche Teams treffen sich virtuell zum Morgenkaffee oder zum Freitags-Lunch. Solche Rituale stärken den Zusammenhalt im Team enorm und wirken der sozialen Isolation entgegen. Nicht zu unterschätzen ist auch der kreative Effekt, den solche informelle Kommunikation auf ein Team hat: Die besten Ideen entstehen selten im Meeting, sondern bei Pizza und Bier.
Ein permanenter Chatraum nur für Smalltalk oder eine geschlossene Facebook-Gruppe kann das schnelle Gespräch mit dem Schreibtischnachbarn ersetzen. Ermutige dein Team, auch neben der Arbeit untereinander Kontakt zu halten. Alle sollten wissen, dass persönliche Kommunikation untereinander während der Arbeitszeit nicht nur geduldet ist, sondern erwünscht. Solange es sich im Rahmen hält, natürlich.
Fällt es einigen deiner Teammitglieder schwer, Kontakte aufzubauen und zu pflegen? Stelle ihnen einen festen “Buddy” zur Seite. Die “Buddies” können sich besser kennenlernen und sich zum Beispiel einmal die Woche über Persönliches austauschen und sich gegenseitig unterstützen.
6. Kümmere dich persönlich um dein Team
Als Führungskraft hast du den größten Einfluss darauf, ob Vertrauen und Zusammenhalt innerhalb deines Teams wächst. Dass dein Team nicht bei dir im Büro sitzt, heißt nicht, der menschliche Aspekt deiner Führung wäre weniger wichtig. Gerade wegen der räumlichen Distanz deines Teams musst du eure Beziehungen noch aktiver pflegen.
Halte persönlichen Kontakt mit deinen Teammitgliedern. Rufe sie “einfach mal so” an, wenn du gerade fünf Minuten Leerlauf zwischen zwei Termin hast. Ein monatliches Mitarbeitergespräch, in dem nicht nur über Projekte geredet wird, sollte das Mindeste sein. Frage aufrichtig, wie es geht, was Frau, Kind und Hund so machen. Höre zu. Versuche herauszufinden, wie es um Stimmung und Motivation steht. Frage, was du tun kannst, um Arbeit und das Klima im Team angenehmer zu machen.
Sei nie zu beschäftigt, um ein offenes Ohr für die Probleme des Teams zu haben. In virtuellen Teams besteht die Gefahr, dass miese Stimmung und Konflikte erst spät offensichtlich werden. Als Teamleiter bekommst du davon nichts mit und keiner aus deinem Team traut sich, dich damit zu behelligen. Sieh und höre deshalb genau hin, was in deinem Team passiert. Erkennst du Konflikte zwischen Teammitgliedern, sitze sie nicht aus. Sprich mit den Beteiligten oder mit dem ganzen Team, moderiere und finde eine gemeinsame Lösung. Gehe mit gutem Beispiel voran und lebe vor, wie ein starkes Team zusammenhält.
7. Kontrolle oder Vertrauen: Produktivität in virtuellen Teams
Mitarbeiter im Homeoffice hängen nur rum, pflegen ihre Facebook-Timeline oder kümmern sich um die quengelnden Kinder? Niedrige Produktivität ist wohl die Angst schlechthin bei der Führung virtueller Teams. Wie gehst du damit am besten um?
Vertrauen in dein Team ist die Basis für den Erfolg. Natürlich ist es für Budgetierung und Fakturierung oft nötig, Arbeitszeiten zu tracken. Nutze solche Instrumente aber nicht vorrangig zur Anwesenheitskontrolle, solange du keinen echten Grund dazu hast. Ob dein Team produktiv ist oder nicht, hängt nicht von deiner Kontrolle ab. Kontrolle wirkt eher gegenteilig. Es kommt ja nicht von ungefähr, dass “beschäftigt aussehen” in vielen Unternehmen als Kernkompetenz unverzichtbar geworden ist.
Begeistere dein Team stattdessen für gemeinsame Ziele. Erschaffe eine Vision, hinter der alle stehen. Baue ein starkes Wir-Gefühl auf und lebe jeden Tag vor, was es heißt, für das Team das Beste zu geben. Feiere Erfolge. Gib so oft wie möglich aktiv Feedback, lobe und kritisiere konstruktiv. Binde die Teammitglieder in Entscheidungen ein.
Bei den meisten Tätigkeiten sagt die Arbeitszeit nichts über das Resultat aus – das gilt für Teams im Büro wie für virtuelle Teams gleichermaßen. Ergebnisorientierung lautet deshalb das Zauberwort, wenn du ein virtuelles Team führst. Wer termingerecht und in hoher Qualität abliefert, braucht nicht weiter kontrolliert werden. Hochqualifizierte und hochmotivierte Leute schätzen es extrem, wenn du ihnen vertraust – sie werden es dir mit Loyalität zurückzahlen.
Du entscheidest, ob dein virtuelles Team erfolgreich wird
Die Menschen machen ein Teams aus. In einem verteilten Team ist das genauso. Software und digitale Kommunikation macht verteiltes Arbeiten zwar erst möglich, sie hält ein Team aber nicht zusammen. Wenn sich virtuelle Teams in hohem Grade selbst organisieren wirst du als Teamleiter weder überflüssig noch beschränkt sich deine Rolle auf die Schnittstelle zwischen Team und Unternehmen.
Ganz im Gegenteil, in einem virtuellen Team sind klassische und neue Führungskompetenzen noch stärker gefördert: Das Team untereinander zu vernetzen, alle zu fördern, permanent zu motivieren, zu moderieren sich zu kümmern, Vorbild und Identifikationsfigur zu sein. Der Erfolg deines Teams hängt in großem Maße von dir ab. Mach deine Hausaufgaben und arbeite permanent an deinem “virtuellen Führungsstil”. Dann wird dein virtuelles Team keine Notlösung sein, sondern ein echtes Modell für die Zukunft.
Weitere Tipps und praktische Erfahrungen zur Führung virtueller Teams bekommst du hier:
- Vortrag “Arbeiten in verteilten Teams” auf dem Webmontag Frankfurt im Januar 2016 von Markus Tacker, bei Youtube
- “How to run a remote team”, auf zapier.com
- “Besser arbeiten in verteilten Teams – ein praktischer Erfahrungsbericht”, auf produktbezogen.de
